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Excel会计使用技巧汇总
作者:千叶 日期:2011年11月28日 来源:上海兼职会计网  【字体: 】 点击:

  一 在Excel中自动填充工作日
  Excel中的自动填充功能是非常方便的,通常需要在两个单元格中输入序列的开始的两个值,然后拖动填充柄即可。而对于Excel自定义序列中已存在的序列,只需要输入一个开始值,然后拖动填充柄即可。例如要在A1:A20区域中填充一列日期,只需在A1单元格中输入开始日期,如“2009-11-26”,再选中A1单元格,拖动填充柄填充到A20,即可按日期填充到“2009-12-15”。在填充日期时,有时需要填充工作日。Excel虽不能识别某些特定的假日,如中秋节、端午节等,但对于星期六和星期日可以在填充时自动去掉。方法是输入某个开始日期,然后用鼠标右键拖动填充柄到某个单元格,松开鼠标右键后,在弹出的快捷菜单中,选择“以工作日填充”即可。
 二 Excel录入中实现单元格多选项自动下拉
   先启动Excel 2003并打开某个已设置好数据有效性下拉菜单的工作簿(如“工资表。xls”),然后单击菜单“工具→宏→Visual Basic 编辑器”命令,调出“Visual Basic 编辑器”;接着在“Visual Basic 编辑器”窗口中,双击“工程 - VBAPRoject”面板中的“Sheet1(*)”选项(*为当前需要快速输入重复数据的工作表),在弹出的代码窗口中输入以下代码:
  Option Explicit
  Private Sub Worksheet_SelectionChange(ByVal Target As Range)
  If Target.Column = 3 Then application.SendKeys “%{down}”
  If Target.Column = 4 Then Application.SendKeys “%{down}”
  End Sub
上述代码输入完毕后,关闭“Visual Basic 编辑器”窗口,此时我们输入的代码就会自动保存。
 三 Excel定时提醒不误事
   如果您是一名出纳人员,常常会收到延期支票或者承兑汇票,出票日期可能是未来的某一天。公司的业务越来越多起来,我们需要记得日期也越多,这样不免会有遗漏。那么,有什么方法可以每天提醒我们“到期”了呢?方法是:用Excel的IF函数嵌套TODAY函数来实现设备“到期”自动提醒。
  首先,运行Excel,将“工作簿”的名称命名为“延期支票日期”,输入出票单位全称、收票日期及到期日期(日期的输入格式应为“年-月-日”,如:2003-10-21)。
  然后,选中“提示栏”下的F2单元格,点击插入菜单下的函数命令,在“插入函数”对话框中选择“逻辑”函数类中的IF函数,点击【确定】按钮,就会弹出“函数参数”对话框,分别在Logical_test行中输入E2=TODAY()、value_if_true行中输入“到期”、 Value_if_false行中输入“” “”,并点击【确定】按钮。这里需要说明的是:输入的 “” 是英文输入状态下的双引号,是Excel定义显示值为字符串时的标识符号,即IF函数在执行完真假判断后显示此双引号中的内容。为了醒目,可在“单元格属性”中将F2单元格的字体颜色设置为红色。
  最后,拖动“填充柄”,填充F列以下单元格即可。
  我们知道Excel的IF函数是一个“条件函数”,它的语法是 “IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”,具体地说就是:如果第一个参数 logical_test返回的结果为真,则执行第二个参数Value_if_true的结果,否则执行第三个参数Value_if_false的结果;Excel的TODAY函数〔语法是TODAY()〕是返回当前系统日期的函数。
实际上,本文所应用的IF函数语句为IF(E2=TODAY(),“到期”,“”),解释为:如果E2单元格中的日期正好是TODAY函数返回的日期,则在F2单元格中显示“到期”,否则就不显示,TODAY函数返回的日期则正好是系统当天的日期。
 四Excel中鲜为人知的“照相机”功能
   在Excel中,如果需要在一个页面中同步反映另外一个页面的更改,我们一般用粘贴连接等方式来实现。但是,如果需要反映的内容比较多,特别是目标位置的格式编排也必须反映出来的时候,再使用连接数据的方式就行不通了。好在天无绝人之路,Excel早为我们准备了“照相机”,你只要把希望反映出来的那部分内容“照”下来,然后把“照片”粘贴到其他的页面即可。而且注意:插入的的确是一幅同步自动更新的图像文件,数据和格式会同步更新,同时可以使用“图片”工具栏对这个照片进行编辑。而且这个既然是图片,除了Excel,当然也可以贴在Word、PPT、或者Windows附件中自带的画图工具中,当然也可以在PhotoShop之类的软件中进行编辑。
  这个照相机的使用方法如下:
  1、 准备“照相机”
  (1)打开Excel的“工具”菜单,选择“自定义”对话框。
  (2)单击“命令”选项卡,在“类别”中选择“工具”,在右边“命令”列表中找到“摄影”,并且将其拖到Excel页面工具栏的任意位置。这一步很多人并不熟悉,一定要自己试一试。(在Excel 2007中打开“工具栏”,在 “不在功能区中的命令”中找到“照相机”,点“添加”即可使用。)
  2、给目标“拍照”
  假设我们要让Sheet2中的部分内容自动出现在Sheet1中。
  (1)拖动鼠标并且选择Sheet2中需要“拍照”的内容。这一步相当重要,一定要选准,不选或者选错,那你的“照片”就会啼笑皆非了。
  (2) 用鼠标单击工具栏上准备好的“照相机”按钮,于是这个选定的区域就被“拍”了下来。
  3、粘贴“照片”
  (1) 打开Sheet1工作表。
  (2) 在需要显示“照片”的位置上单击鼠标左键,被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。
  在Sheet2中调整“照片”的各种格式,粘贴到Sheet1中的内容同步发生变化,而且因为插入的的确是一幅自动更新的图像文件,所以,“图片”工具栏对这个照片也是有效的,照片还可以自由的旋转、放缩、拖移。
  4、取消拍照粘贴功能
  如果拍照完毕,此时想取消照片粘贴功能,只要再次用鼠标单击工具栏上的“照相机”按钮,刚才“拍”下的照片则被取消,不会再被粘贴。
 

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